Máte vlastnú účtovníčku? Kedy má zmysel uvažovať o externom účtovníctve

Máte vlastnú účtovníčku, mzdárku alebo ekonomické oddelenie. Ľudia poznajú firmu, procesy fungujú a keď niečo potrebujete, viete, za kým ísť.

Prečo by ste to mali meniť?

Ak súčasný model funguje, má dostatočnú kapacitu, zastupiteľnosť a potrebnú odbornosť za primerané náklady, dôvod na zmenu nemusí existovať.

Firma sa však vyvíja. Rastie objem agendy, menia sa procesy a technológie, pribúdajú požiadavky na reporting a finančné riadenie. Preto má zmysel z času na čas preveriť, či spôsob, akým firma zabezpečuje účtovníctvo a mzdy, stále zodpovedá jej potrebám.

A dôvody sú pri malej a väčšej firme rozdielne.

Menšia firma: keď od jedného človeka potrebujete príliš veľa

V menšej firme býva účtovník často veľmi univerzálnou pozíciou. Účtovníctvo, DPH, majetok, závierka, mzdy, personalistika, komunikácia s úradmi, legislatívne zmeny – a niekedy aj fakturácia, platby či jednoduchý reporting.

To môže fungovať dobre. Problém nastáva, keď firma od jedného človeka postupne očakáva odbornosti, ktoré už presahujú jednu pracovnú pozíciu.

V malej firme nemusí byť problémom iba to, koľko účtovník stojí. Problémom môže byť, koľko rôznych profesií od jedného človeka očakávame.

Externý model umožňuje využívať účtovníctvo, mzdy, personalistiku alebo ďalšie finančné kompetencie v rozsahu, v akom ich firma skutočne potrebuje.

Potrebujete celého človeka alebo určitú kapacitu?

Menšia firma môže potrebovať kvalitné účtovníctvo a mzdy, ale nemusí mať dostatok agendy na efektívne využitie všetkých potrebných odborností na plný pracovný čas.

Preto nestačí porovnať mzdu interného účtovníka s faktúrou účtovnej firmy. Pri internom modeli treba zohľadniť aj odvody zamestnávateľa, pracovné miesto, techniku, účtovný a mzdový softvér, licencie, vzdelávanie, zastupovanie či nábor. Pri externom modeli zase cenu služby a prípadné náklady mimo dohodnutého rozsahu.

Rozhodujúci je celkový náklad na zabezpečenie porovnateľnej služby, nie jedna položka. Viac o faktoroch, ktoré vstupujú do ceny, nájdete v článku Koľko stojí účtovníctvo?

Čo sa stane, keď kľúčový človek vypadne?

Ak účtovníctvo a mzdy pozná jeden človek, jeho dlhšia neprítomnosť alebo odchod môže byť prevádzkovým problémom.

Kto pozná termíny a prístupy? Kto spracuje mzdy? Kto vie, čo zostalo otvorené?

Externý model môže toto riziko znížiť, pokiaľ za službou skutočne stojí zastupiteľný tím. Nahradiť jedného interného človeka jedným externým človekom tento problém nerieši.

Väčšia firma: keď už nejde o jedného účtovníka, ale o kapacitu a procesy

Vo väčšej firme môže byť účtovný tím plne vyťažený a jednotliví ľudia špecializovaní. S rastom počtu zamestnancov, dokladov, prevádzok, zákaziek alebo spoločností však rastie aj objem práce.

A príde prirodzená otázka: Potrebujeme ďalšieho človeka?

Pred otvorením novej pracovnej pozície sa oplatí položiť ešte jednu:

Je problém skutočne v nedostatku ľudí alebo v tom, koľko práce vytvárajú naše procesy?

Najprv procesy, potom kapacita

Preťaženie tímu nemusí spôsobovať iba rast firmy. Čas môžu spotrebúvať manuálne prepisy údajov, duplicitné evidencie, papierový obeh dokladov, komplikované schvaľovanie, dohľadávanie podkladov, ručné párovanie alebo opakovaná príprava rovnakých výstupov.

Preto by rozhodnutiu o ďalšom pracovnom mieste mala predchádzať kontrola procesu:

RAST AGENDY → VYŤAŽENIE TÍMU → ANALÝZA PROCESOV → OPTIMALIZÁCIA / DIGITALIZÁCIA / AUTOMATIZÁCIA → POTREBNÁ KAPACITA

Cieľom nie je dostať z existujúcich ľudí ešte viac práce. Cieľom je neprijímať ďalších ľudí na činnosti, ktoré možno odstrániť, zjednodušiť alebo automatizovať.

Ak je tím aj po optimalizácii objektívne vyťažený, firma môže porovnať tri možnosti: nový interný človek | externá kapacita | kombinácia oboch.

S počtom ľudí rastie aj potreba riadiť oddelenie

Pri väčšom tíme už firma nerieši iba účtovníctvo. Rieši nábor, zaškolenie, rozdelenie agendy, zastupovanie, metodiku, kontrolu práce, školenia, dovolenky či fluktuáciu.

Firma už neplatí iba účtovníkov. Buduje a riadi vlastné účtovné oddelenie.

Aj to patrí do ekonomiky interného modelu.

Ďalší človek, ktorého firma potrebuje, možno nie je účtovník

Rastúca firma môže mať dostatok ľudí na spracovanie účtovníctva, ale stále jej môže chýbať reporting, controlling, cash-flow management alebo finančné plánovanie.

Preto pred prijatím ďalšieho účtovníka stojí za to preveriť nielen koľko práce pribudlo, ale aj aká kompetencia firme chýba.

S rastom firmy by nemala rásť iba kapacita na spracovanie účtovníctva. Mala by rásť aj schopnosť firmy svoje čísla používať.

Práve tu sa účtovníctvo prirodzene prepája s manažérskym reportingom a širším modelom externého finančného oddelenia.

Kedy ešte stojí za to interný model prehodnotiť?

Bez ohľadu na veľkosť firmy existujú prirodzené momenty, keď má zmysel urobiť nový prepočet:

• odchádza kľúčový účtovník alebo mzdár,
• firma nevie dlhodobo obsadiť odbornú pozíciu,
• výrazne rastie objem agendy alebo počet zamestnancov,
• vzniká nová prevádzka, spoločnosť alebo trh,
• zavádza sa nový informačný systém,
• firma potrebuje odbornosti, ktoré dnes interne nemá,
• vedenie potrebuje kvalitnejšie finančné výstupy.

Najmä odchod zamestnanca je vhodným momentom položiť si otázku:

Ak by sme tento systém budovali dnes od začiatku, vytvorili by sme rovnaké pracovné miesto znova?

Nemusí byť automaticky správne nahradiť interného človeka externou firmou. Rovnako však nemusí byť automaticky správne nahradiť ho ďalším interným človekom.

Čo majiteľ pri prechode na externé účtovníctvo nechce stratiť

Finančná úspora sama osebe na zmenu nestačí. Majiteľ potrebuje vedieť, že nový model nebude znamenať stratu kontroly nad firmou.

„Chcem si naďalej pozerať údaje priamo v účtovnom programe.“

Nemusíte sa toho automaticky vzdať.

Externé vedenie účtovníctva dnes nemusí znamenať, že účtovné dáta „odídu“ z firmy a majiteľ k nim stratí prístup. Moderné účtovné a cloudové riešenia umožňujú pracovať s viacerými používateľmi a nastaviť im rozdielne oprávnenia – napríklad prístup na prezeranie údajov bez možnosti meniť účtovné záznamy. Konkrétne možnosti závisia od používaného systému a nastavenia spolupráce.

Majiteľ tak môže mať naďalej prístup k svojim účtovným údajom, zatiaľ čo externý tím zabezpečuje ich spracovanie. Zároveň môže dostávať pripravený manažérsky reporting, aby potrebné informácie nemusel vždy vyhľadávať v účtovnom programe sám.

Outsourcing účtovníctva nemusí znamenať stratu kontroly ani prístupu k vlastným dátam.

„Externá firma nebude poznať našu spoločnosť.“

Na začiatku ju nebude poznať tak ako človek, ktorý v nej pracuje roky. Preto kvalitné prevzatie nemôže znamenať iba odovzdanie účtovnej databázy.

Externý partner potrebuje pochopiť procesy, tok dokladov, systémy, zodpovednosti, spôsob fakturácie, špecifiká účtovania a požadované výstupy. Ak to nerobí, obava majiteľa je oprávnená.

„Mzdy sú príliš citlivé na to, aby išli externe.“

Mzdová agenda vyžaduje primerané zmluvné, organizačné a technické zabezpečenie bez ohľadu na to, či sa spracúva interne alebo externe.

Podstatné je, kto má k údajom prístup, aké má oprávnenia, ako sa údaje prenášajú a kto za jednotlivé kroky zodpovedá. Rozhodujúce teda nie je iba to, kde mzdár sedí, ale ako je proces zabezpečený. Viac o rozsahu tejto služby nájdete na stránke Mzdy a personalistika.

„Keď niečo potrebujem, dnes jednoducho zájdem za účtovníčkou.“

To je reálna výhoda interného človeka. Ak firma potrebuje každodennú fyzickú spoluprácu účtovníka s prevádzkou, úplný outsourcing nemusí byť vhodný.

V inej firme však môže byť dôležitejšie mať jasne určené, kto požiadavku rieši, dokedy dostane majiteľ odpoveď a kto zastúpi konkrétneho človeka počas jeho neprítomnosti.

„Nechcem riskovať chaos pri prechode.“

Ani nemusíte. Zmena potrebuje jasný dátum, rozsah odovzdávanej agendy, zodpovednosti, prístupy, otvorené položky a stav účtovníctva a miezd.

Bezpečnejší princíp je: ODOVZDANIE → KONTROLA → PREBERACÍ STAV → NOVÝ PROCES.

Podrobnejšie sa tejto téme venujeme v článku Ako zmeniť účtovníka bez rizika pre firmu.

Interné, externé alebo kombinácia oboch?

Rozhodnutie nemusí byť iba všetko interne alebo všetko externe.

Interný model

Dáva zmysel tam, kde má firma dostatočný objem práce, potrebné odbornosti, zastupiteľnosť a dobre fungujúce procesy a kde interné kapacity ekonomicky vychádzajú.

Externý model

Môže dávať zmysel, keď firma nechce budovať a riadiť vlastné účtovné a mzdové kapacity a potrebuje službu, zastupiteľnosť a odbornosti v dohodnutom rozsahu.

Hybridný model

Časť agendy a know-how zostane vo firme a vybrané činnosti zabezpečí externý partner.

Môže ísť napríklad o kombináciu interného účtovníctva s externými mzdami, metodickou podporou, reportingom, controllingom alebo CFO.

Pre rastúcu firmu môže byť práve hybridný model vhodným spôsobom, ako rozšíriť kapacitu a odbornosť bez toho, aby každá nová potreba znamenala nové pracovné miesto.

Pred rozhodnutím si položte 6 otázok

1. Koľko nás ročne stojí celé zabezpečenie účtovníctva a miezd?
2. Ktoré činnosti alebo znalosti sú závislé od jedného človeka?
3. Je tím preťažený objemom práce alebo neefektívnymi procesmi?
4. Čo dokážeme zjednodušiť, digitalizovať alebo automatizovať skôr, než prijmeme ďalšieho človeka?
5. Chýba nám účtovná kapacita alebo už skôr reporting, controlling a finančné riadenie?
6. Ak by sme finančné oddelenie budovali dnes od začiatku, nastavili by sme ho rovnako?

Nemusíte meniť to, čo funguje

Externé účtovníctvo nie je automaticky lacnejšie ani lepšie.

V menšej firme môže byť jeho hlavnou výhodou prístup k širším kompetenciám bez potreby vytvárať viac pracovných miest. Vo väčšej firme môže byť dôležitejšia flexibilná kapacita, zastupiteľnosť, optimalizácia procesov alebo možnosť doplniť existujúci tím o ďalšie odbornosti.

A v inej firme môže po analýze vyjsť ako najlepšie riešenie ponechať účtovníctvo interne.

Preto by prvá otázka nemala byť „Koľko stojí externé účtovníctvo?“, ale:

„Je spôsob, akým dnes zabezpečujeme účtovníctvo a mzdy, stále najvhodnejší pre firmu, ktorou sme dnes?“

Dôležité: Účtovná jednotka môže podľa § 5 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve poveriť vedením účtovníctva inú právnickú alebo fyzickú osobu. Tým sa však nezbavuje zodpovednosti za vedenie účtovníctva, účtovnú závierku a preukázateľnosť účtovníctva.

Má vaše interné účtovníctvo stále vhodne nastavený model?

V ALL IN ONE SOLUTIONS sa môžeme pozrieť na súčasný spôsob zabezpečenia účtovníctva a miezd – rozsah agendy, procesy, kapacity, zastupiteľnosť, používané systémy, náklady a výstupy pre vedenie.

Výsledkom nemusí byť úplný outsourcing. Môže ním byť optimalizácia súčasného procesu, externé účtovníctvo alebo mzdy, hybridný model či doplnenie interného tímu o reporting, controlling a finančné riadenie.

Cieľom je nájsť riešenie, ktoré dáva ekonomický aj prevádzkový zmysel vašej firme.

Porovnať súčasný model