Máte účtovníka. Mzdy sú spracované. Faktúry sa vystavujú a daňové priznania odovzdávajú načas.
Napriek tomu možno pri riadení firmy stále riešite otázky, na ktoré samotné účtovníctvo nestačí: Koľko firma skutočne zarába? Ktoré zákazky alebo produkty sú najziskovejšie? Koľko peňazí budeme potrebovať o tri mesiace? Môžeme si dovoliť ďalšiu investíciu? Prečo sme prekročili plánované náklady?
Ale situácia môže byť aj opačná. Firma už má vlastné finančné oddelenie, ktoré funguje dobre, no potrebuje optimalizovať prevádzkové náklady alebo nechce interne udržiavať odbornosti, ktoré nevyužíva naplno.
V oboch prípadoch môže byť riešením externé finančné oddelenie.
Čo je externé finančné oddelenie
Externé finančné oddelenie je spôsob, ako zabezpečiť potrebné finančné funkcie firmy externe alebo kombináciou interných a externých odborníkov.
Podľa potrieb firmy môže zahŕňať účtovníctvo, mzdy, správu pohľadávok, manažérsky reporting, cash-flow, controlling, finančné plánovanie alebo externého CFO.
Firma pritom nemusí outsourcovať všetko. Môže si ponechať to, čo jej interne funguje, a externe doplniť iba chýbajúcu odbornosť alebo kapacitu.
Účtovníctvo je základ. Finančné riadenie ide ďalej.
Účtovníctvo zachytáva to, čo sa vo firme stalo, a poskytuje dáta, z ktorých možno ďalej vychádzať. Majiteľ však potrebuje odpovede aj na otázky týkajúce sa súčasnosti a budúcnosti.
| Finančná funkcia | Na akú otázku odpovedá |
|---|---|
| Účtovníctvo | Čo sa vo firme stalo? |
| Manažérsky reporting | Aké výsledky dosahujeme? |
| Cash-flow | Máme a budeme mať dostatok peňazí? |
| Controlling | Prečo vznikla odchýlka a kde je problém? |
| Plánovanie a forecast | Čo pravdepodobne nastane? |
| CFO | Aké finančné rozhodnutie by sme mali urobiť? |
Účtovníctvo ukazuje, čo sa stalo. Finančné riadenie pomáha rozhodnúť, čo ďalej.
Ako to vyzerá v praxi
Predstavme si firmu s 25 zamestnancami. Účtovníctvo má zabezpečené externe, mzdy spracúva mzdárka a faktúry vystavuje administratíva.
Majiteľ však stále osobne sleduje stav účtu, kontroluje neuhradené pohľadávky, zisťuje výsledky firmy, pripravuje vlastné tabuľky a odhaduje, či bude dostatok peňazí na najbližšie obdobie.
Problémom už nie je chýbajúce účtovníctvo. Chýba systém, ktorý premení finančné dáta na informácie pre rozhodovanie.
Majiteľ potom nemusí finančné informácie skladať z účtovníctva, banky, Excelu a od jednotlivých ľudí. Dostáva ich v podobe, podľa ktorej môže firmu riadiť.
Čo externé finančné oddelenie prinesie majiteľovi
Lepšie informácie pre rozhodovanie
Majiteľ nemusí čakať, kým sa problém prejaví na bankovom účte alebo na konci roka. Pravidelný manažérsky reporting a controlling pomáhajú včas vidieť vývoj výsledkov a odchýlky.
Väčšiu kontrolu nad peniazmi
Cash-flow forecast ukazuje očakávané príjmy a výdavky dopredu. Firma sa tak môže pripraviť na obdobie s nedostatkom hotovosti skôr, než problém skutočne nastane.
Prehľad o tom, kde firma zarába
Celkový hospodársky výsledok nemusí stačiť. Podľa charakteru firmy možno sledovať ziskovosť zákaziek, produktov, zákazníkov alebo stredísk.
Menej finančnej operatívy na majiteľovi
Majiteľ nemusí byť človekom, ktorý spája informácie od účtovníka, banky, obchodníkov a administratívy do vlastných tabuliek. Jeho úlohou má byť predovšetkým rozhodovať na základe kvalitných informácií.
Odbornosti podľa skutočnej potreby
Firma môže potrebovať účtovníctvo každý deň, controlling niekoľko dní mesačne a CFO podporu iba pri dôležitých rozhodnutiach. Nemusí preto automaticky vytvárať samostatné pracovné miesto pre každú finančnú funkciu.
Externé riešenie môže pomôcť aj pri optimalizácii nákladov
Dôvodom na zmenu nemusí byť iba chýbajúce alebo nefunkčné finančné riadenie. Firma môže mať kvalitné interné finančné oddelenie a napriek tomu sa dostať do obdobia, keď potrebuje optimalizovať prevádzkové náklady alebo flexibilnejšie pracovať s kapacitou tímu.
Pri internom oddelení celkové náklady netvoria iba mzdy. Patria sem aj odvody, benefity, nábor, vzdelávanie, softvér a licencie, pracovné vybavenie, riadenie tímu či zabezpečenie zastupiteľnosti. Firma zároveň udržiava určitú kapacitu bez ohľadu na to, či ju počas celého roka využíva naplno.
Pri externom modeli sa časť fixnej kapacity môže zmeniť na flexibilnejší náklad podľa rozsahu služieb, ktoré firma skutočne potrebuje. To však neznamená, že externé riešenie je automaticky lacnejšie. Ekonomickú výhodnosť treba posudzovať podľa konkrétnej firmy.
Nestačí preto porovnať faktúru externého dodávateľa s hrubou mzdou zamestnanca. Porovnávať treba celkové náklady na zabezpečenie finančnej funkcie.
Interný model
Mzdy + odvody + benefity + nábor + vzdelávanie + softvér + pracovné vybavenie + riadenie + zastupiteľnosť + potrebná kapacita.
Externý model
Cena externých služieb + interný čas potrebný na spoluprácu + systémy a licencie zostávajúce na strane firmy + prípadné náklady na prechod.
Nemusíte si vybrať medzi „všetko interne“ a „všetko externe“
Pre mnohé firmy môže byť vhodným riešením hybridný model. Činnosti, pri ktorých firma potrebuje každodennú internú kapacitu, zostanú vo firme. Odbornosti, ktoré potrebuje iba v určitom rozsahu, zabezpečí externe.
Napríklad: interná administratíva + interná účtovníčka + externý controlling + externý CFO.
Alebo: interná administratíva + externé účtovníctvo a mzdy + externý reporting + CFO podľa potreby.
Výsledný model sa tak prispôsobí veľkosti firmy, jej procesom, existujúcemu tímu a tomu, aké informácie potrebuje vedenie.
Kedy má zmysel uvažovať o externom finančnom oddelení
Externý alebo hybridný model stojí za zváženie najmä vtedy, keď:
- výsledky firmy dostávate príliš neskoro,
- finančné informácie si musí majiteľ spájať sám,
- neviete spoľahlivo plánovať cash-flow,
- neviete vyhodnotiť ziskovosť zákaziek, produktov alebo zákazníkov,
- nikto pravidelne neporovnáva plán so skutočnosťou,
- finančné rozhodnutia sú príliš závislé od majiteľa,
- firma rastie rýchlejšie než jej finančné procesy,
- potrebujete odbornú finančnú kapacitu, ale nie ďalšieho človeka na plný úväzok,
- alebo máte funkčné interné oddelenie, no potrebujete optimalizovať jeho náklady či kapacitu.
Nie každý z týchto signálov znamená, že firma potrebuje celé externé finančné oddelenie. Môže potrebovať iba jednu chýbajúcu časť.
Ako k externému finančnému oddeleniu pristupujeme v ALL IN ONE SOLUTIONS
Nezačíname tým, že firme automaticky ponúkneme všetky služby. Najskôr potrebujeme pochopiť, ako finančná oblasť funguje dnes.
Čo už funguje dobre? Kde majiteľovi chýbajú informácie? Ktoré činnosti je efektívne ponechať interne? Kde chýba odbornosť alebo kapacita?
Výsledkom môže byť jednoduché externé účtovníctvo a mzdy, ale aj širší systém:
Firma využíva iba tie vrstvy, ktoré jej prinášajú hodnotu.
Cieľom je vytvoriť finančné zázemie, ktoré poskytne majiteľovi správne informácie, potrebnú odbornosť a primeranú kapacitu bez toho, aby musel automaticky budovať celé interné finančné oddelenie.
Často kladené otázky
Je externé finančné oddelenie to isté ako externé účtovníctvo?
Nie. Účtovníctvo môže byť jeho súčasťou, ale externé finančné oddelenie môže zahŕňať aj reporting, cash-flow, controlling, finančné plánovanie alebo externého CFO.
Musíme pri externom finančnom oddelení zrušiť vlastné účtovné alebo finančné oddelenie?
Nie. Externý tím môže existujúce interné oddelenie doplniť iba o odbornosti alebo kapacitu, ktoré firme chýbajú.
Je externé finančné oddelenie lacnejšie ako interné?
Nie automaticky. Závisí od rozsahu práce, potrebnej kapacity, komplexnosti firmy a celkových nákladov oboch modelov. Porovnávať treba celkové náklady finančnej funkcie, nie iba mzdu zamestnanca a cenu externej služby.
Pre akú veľkú firmu má externé finančné oddelenie zmysel?
Neexistuje univerzálna hranica obratu alebo počtu zamestnancov. Dôležitejšia je komplexnosť firmy, potrebné finančné odbornosti a kvalita informácií, ktoré má vedenie k dispozícii.
Aký je rozdiel medzi externým CFO a externým finančným oddelením?
Externý CFO predstavuje predovšetkým finančnú manažérsku a rozhodovaciu funkciu. Externé finančné oddelenie je širší model, ktorý môže zahŕňať účtovníctvo, reporting, cash-flow, controlling, plánovanie aj CFO.
Máte účtovníctvo. Ale máte dobre nastavené celé finančné riadenie?
Na úvodnom stretnutí sa pozrieme na to, ako dnes vo vašej firme funguje účtovníctvo, reporting, cash-flow a finančné rozhodovanie.
Zistíme, čo už funguje, čo vám chýba a aký model finančného oddelenia dáva vašej firme praktický a ekonomický zmysel.
Dohodnúť úvodné stretnutie